4.2.1 Almanach

Vue d'ensemble :

Permet de créer et de visualiser les différents agendas d'évènements définis dans les espaces et sous-espaces collaboratifs. A chaque évènement peuvent être associés des fichiers joints. La visualisation s'effectue sur plusieurs échelles de temps.

Almanach rdv

1. Comment créer un évènement ? (Tout public)

2. Comment modifier un évènement ? (Tout public)

3. Comment voir l'agrégation d'un autre Almanach ? (Tout public)

4. Comment ajouter un fichier joint à une date ? (Publieur et Gestionnaire)

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Fonctionnalités principales

Almanach permet :

Une vision globale des événements jour par jour, semaine par semaine, mois par mois et année par année.

Une vision détaillée des événements aussi bien qu'une vision globale.

Une mise en oeuvre rapide et facile.

Une visibilité immédiate pour l'utilisateur.

Une gestion efficace des événements.

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Il y a 3 rôles : 1. Lecteur 2. Publieur 3. Gestionnaire

Fonctionnalités par rôle - Lecteur

Générer un PDF (Mois complet)

Générer un PDF (Jours avec événement)

Générer un PDF (Année courante)

Imprimer

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Fonctionnalités par rôle - Publieur

Le publieur accède aux mêmes fonctionnalités qu'un Lecteur plus :

Créer un évènement ?

Ajouter un fichier joint un

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Fonctionnalités par rôle - Gestionnaire

Le publieur accède aux mêmes fonctionnalités qu'un Publieur plus :

Paramétrer le PDC

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Spécificités :

Un événement est identifié par :

Nom. Par exemple Salon ou Journée Portes Ouvertes. Champ obligatoire.
Description de l'événement. Champ obligatoire.
Date de début de l'événement. Champ obligatoire.
Date de fin, l'événement pouvant durer plusieurs jours. Si aucune date de fin n’est entrée, la date de fin est la date de début et l’événement ne durera qu’une journée.
Lieu de l’évènement.
Lien vers une URL (permalien ou adresse web).
Caractère prioritaire ou non. Un événement indiqué prioritaire (Importante) est mis en évidence dans le calendrier par une puce rouge (n).

La visibilité pour l'utilisateur est immédiate lors de la création d'un événement.

Cliquez sur l'événement pour afficher un écran comportant 3 onglets :

et :

Affiche un résumé de l'événement.

Permet de modifier tous les champs de l’évènement.

Identifie les liens pour ouvrir directement
les fichiers joints, s'il y en a bien sûr. Almanac accepte tous types de fichiers (par ex. texte, image&ldots;) en tant que fichiers joints.

Almanach Barre de Navigation :

L'écran d’accueil de l'Almanach est une vue du calendrier mois par mois. Une barre en haut permet de :

Accéder aux almanachs auxquels l'utilisateur a les droits d'accès via une liste déroulante en haut à gauche. Le nom de l'almanach suit le nom de l'Espace où l'almanach se trouve.
Atteindre la date courante :
- Cliquez sur le bouton Aujourd'hui.
Changez l'affichage du mois soit vers le mois précédent soit vers le mois qui suit le mois affiché.
Si le mois de février 2010 est affiché, cliquez sur la flèche suivante pour afficher le mois de mars ou sur la flèche précédente pour afficher le mois de janvier 2010.

Les Acteurs :

Almanach reconnaît 3 Rôles.

Lecteur. Il n’a accès à aucun onglet lorsqu’il ouvre l’évènement mais il dispose des droits suivants :
Publieur. Il a accès aux trois onglets lorsqu’il ouvre l’évènement et il dispose des droits suivants :

Visualiser les événements dans l’onglet
Créer, modifier et supprimer les événements dans l’onglet
Inclure les fichiers joints (texte ou image) avec la fiche (nom, description, dates&ldots;) qui récapitule l'événement dans l’onglet

Gestionnaire. Il a accès à tous les onglets lorsqu’il ouvre l’évènement et il dispose des droits suivants :

Visualiser les événements dans l’onglet
Créer, modifier et supprimer les événements dans l’onglet
Inclure les fichiers joints (texte ou image) avec la fiche (nom, description, dates&ldots;) qui récapitule l'événement dans l’onglet
Il gère et active le plan de classement qui permet de retrouver un évènement ou un fichier classé par catégorie.

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1. Comment créer un évènement ? (Publieur et Gestionnaire)

Remplissez le nom, les dates, la périodicité.

Almanach vue

Cliquez sur Valider.

Almanach rdv

Cliquez sur un RDV pour modifier le nom ou l'heure ou la périodicité.

Note : il est possible de clique directement sur une date sans RDV pour ajouter un nouveau RDV.

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2. Comment modifier un évènement ? (Publieur et Gestionnaire)

Almanach modif

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3. Comment voir l'agrégation des autres almanachs ? (Tout public)

L’agrégation d’Almanach permet de visualiser les évènements :

De tous les Almanachs du portail

Des Almanachs des sous espaces de l’espace courant

Des Almanachs de l’espace courant

Cliquez sur le lien en dessous de l'Almanach.

Almanach agrégation

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4. Comment ajouter un fichier joint à un évènement ? (Publieur et Gestionnaire)

Cliquez sur une date sur l'Almanach

Cliquez sur l'onglet Ajouter un fichier joint

Importer le fichier joint

Le fichier sera affiché dans l'évènement.

Almanach fichier joint

Voir 4.1.1 Theme Tracker

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Almanach et Plan de Classement :

Lorsque l’option Plan de Classement est activée pour le composant (à l’instanciation), le KM Service comporte des fonctionnalités supplémentaires permettant le classement des événements dans le plan de classement :

Lors de la création d’un événement, l’événement comporte un troisième onglet permettant d’ajouter des positions dans le plan de classement pour l’événement en question.

Le Moteur de recherche et la barre de navigation Plan de Classement permet au lecteur de retrouver un évènement via les axes et valeurs, en plus de la visualisation calendrier standard.

Almanach vue

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Nom générique :

Almanach est le nom générique. L'Administrateur peut donner un nom plus adapté quand il le configure. Par exemple, peut-être qu'Almanach sera déployé sous le nom "Calendrier" ou "Evénements".

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4.2.2 Archivage emails